مهام شعبة التسجيل وشؤون الطلبة
تُعدّ شعبة التسجيل وشؤون الطلبة من أهم الشعب الإدارية في الكلية، إذ تنفّذ مهاماً محورية موزَّعة على وحداتها وترتبط إدارياً بعمادة الكلية عبر المعاون العلمي. يوضّح القسم التالي اختصاصات كل وحدة وآليات العمل الاحترافية المتّبعة.
تعمل وحدات الشعبة الثلاث بانسيابية: وحدة التسجيل لمتابعة شؤون الطلبة من القبول حتى التخرج، وحدة شؤون الطلبة لمعالجة ما بعد التخرج وإصدار القوائم والأوامر، ووحدة الوثائق وصحة الصدور لخدمات الوثائق والشهادات والتحقق الرسمي.
وحدة التسجيل
من القبول حتى التخرج- استقبال الطلبة الجدد وتسجيلهم وفق التعليمات الوزارية وإرسال قوائم القبول إلى رئاسة الأقسام العلمية.
- تدقيق وثائق المقبولين في الجامعة/الوزارة بحسب الضوابط النافذة.
- إصدار الأوامر الإدارية: المباشرة، رسوب بالغياب، العقوبات الانضباطية، ترقين القيد.
- حفظ أضابير الطلبة وأرشفتها إلكترونياً.
- إنجاز الإحصاءات والرد على المخاطبات الواردة بشأن طلبة الكلية كافة.
- ترويج معاملات انتقال الطلبة من/إلى الكليات المناظرة وفق التعليمات الوزارية.
- إعداد قاعدة بيانات محدثة يومياً بكل ما يطرأ على الوضع القانوني للطلبة.
وحدة شؤون الطلبة
ما بعد التخرج- إعداد قوائم الطلبة الناجحين وبطاقات الدرجات بالتنسيق مع اللجنة الامتحانية.
- رفع قوائم الناجحين مع المعدلات والتسلسلات إلى رئاسة الجامعة لإصدار الأوامر الجامعية، ثم إصدار الأوامر الإدارية.
- إدخال الدرجات والتفاصيل على برنامج الوثائق المعتمد.
- أرشفة إلكترونية وورقية لأضابير المتخرجين ودرجاتهم والأوامر الجامعية.
- إعداد إحصاءات تفصيلية سنوية بالطلبة الناجحين.
وحدة الوثائق وصحة الصدور
توثيق وتحقيق رسمي- تزويد الطلبة بالوثائق والتأييدات والشهادات الجدارية.
- الإجابة على كتب صحة الصدور الخاصة بالوثائق والشهادات.
- الاحتفاظ والمتابعة الدورية لسجل الصادر السري للوثائق والشهادات.
- الرد على المخاطبات الرسمية المرتبطة بالمتخرجين.
* يُحدّث هذا المحتوى إدارياً ضمن تعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.